نقش آموزش پرسنل در ارتقاء بهره وری

مورد مطالعه : تأثیر تدوین سند آموزش واحد برنامه ریزی تولید در ارتقاء بهره وری پرسنل

امیر مهدوی زاده ؛ رئیس برنامه ریزی مواد ، شرکت کویر تایر – Mahdavizade.amir@yahoo.com

               رضا اسدزاده ؛ سرپرست اداره مهندسی صنایع و برنامه ریزی ، شرکت کویر تایر

               اسماعیل مرکبی ؛ سرپرست واحد برنامه ریزی تولید ، شرکت کویر تایر

               سید عباس حسینی ؛ کاردان اداره مهندسی صنایع و برنامه ریزی ، شرکت کویر تایر

چکيده:

در عصر حاضر هیچ سازمانی بدون توجه به منابع انسانی و نقش سازنده آن در ارائه خدمات ، قادر به ادامه حیات نیست. اجرای آموزش و بهسازی منابع انسانی سبب می شود تا افراد بتوانند متناسب با تغییرات سازمانی و محیط بطور موثر فعالیتشان را ادامه دهند و بر کارایی خود بیفزایند. از طرفی از مهمترین خصیصه سازمان های امروزی تغییر و تحول می باشد. لذا نیاز به یادگیری سازمانی امروزه به خوبی در تمامی سطوح سازمان ثابت شده است. بگونه ای که تحقیقات انجام گرفته، ارتباط مثبت بین سرمایه گذاری بر آموزش در بهره وری سازمانی را نشان داده است. در این راستا لازم است فرایند، منابع و اقدامات لازم آموزشی در سازمان شناسایی و در یک مدل علمی متناسب برنامه ریزی شود. چرا که آموزش و بهسازی کارکنان اقدامی راهبردی است که در سطح فردی باعث ارزشمندی و رضایت مندی فرد و در سطح سازمانی باعث بهبود و توسعه سازمان می شود. در این پژوهش اثر آموزش بر عملکرد پرسنل واحد برنامه ریزی تولید بررسی شده است و استراتژی های متفاوت آموزشی مورد بررسی قرار گرفته و نتایج آن حاکی از تأثیر گذاری 70 % بر عملکرد پرسنل با اتخاذ سیاست تدوین سند آموزش بوده است .

مقدمه

موضوع بهره وری و ارتقای انگیزش در کارکنان و رضایت شغلی آنها، از جمله موضوعات مهم مدیریتی امروز است که  از اهمیت خاصی برخوردار است. انگیزش از دیدگاه علم مدیریت امروز، مهمترین زمینه و عامل انجام کار در سازمانها و در نهایت بهره وری به شمار می رود. بدیهی است که در ادامه وظیفه هدایت و رهبری مدیریت ایجاد انگیزه در کارکنان را می توان یکی از وظایف مهم و کلیدی مدیریت بیان کرد. مطالعات نشان می دهد داشتن انگیزه با افزایش بهره وری نیروی انسانی ارتباط مستقیم دارد. میزان عملکرد یک فرد تابعی از توانایی و انگیزش اوست. اولین عامل (توانایی) تعیین می کند که او چه می تواند بکند و دومین عامل (انگیزش) مشخص می کند که او چه می خواهد انجام دهد. انگیزه زمانی به وجود می آید که در کارکنان احساس امنیت و ثبات شغلی، مشارکت و نقش موثر در سازمان و همچنین شادابی و نشاط وجود داشته باشد. توجه به عوامل انگیزشی کارکنان و نیازهای آنها و توجه به تفاوت های فردی هر یک از کارکنان یکی از مهم ترین عواملی است که در بهره وری نیروی انسانی می توان به آن دست یافت و یکی از شرایط مهم و اساسی برای رسیدن به هدف در هر کاری برانگیختن و ایجاد انگیزه درافرادی است که آن کار را انجام می دهند. در جهان رقابتی امروز، بی شک یکی از ابزارهای مهم در ایجاد تحول و بقای سازمان و رسیدن به اهداف و رسالت های مورد نظر، برنامه ها و رویکردهای نوین آموزش است؛ در این میان، آنچه مقوله تحول را حیات می بخشد و بقای سازمان را تضمین می کند، عنصر انسان و توسعه منابع انسانی است. امروزه آموزش به عنوان یکی از روش های توسعه منابع انسانی سازمان ها مطرح می باشد. هر سازمانی به افراد آموزش دیده و با تجربه نیاز دارد تا ماموریت خود را به انجام برساند. پرورش انسان های زبده و ماهر که از آن به عنوان توسعه منابع انسانی یاد می شود، ضرورت اجتناب ناپذیری است که سازمان ها برای بقا و پیشرفت در جهان پرتغییر و تحول امروزی سخت بدان نیازمندند توانمند ساختن نیروی انسانی به عنوان مؤثرترین عنصر دخیل در تحقق تلاش ها، مهمترین و پرسودترین رکن توسعه به شمار می رود. آموزش و بهسازی منابع انسانی در عصر کنونی به لحاظ شرایط خاص زمانی، یکی از وظایف اجتناب ناپذیر سازمان ها و مؤسسات محسوب می شود؛ این مهم اصولاً در قالب برنامه های آموزش مدون و کوتاه مدت یا دراز مدت به اجرا در می آید. یک برنامه آموزشی نمی تواند با ارزش و مؤثر قلمداد شود، مگر اینکه یک ارزشیابی جامع و کامل از آن صورت گیرد. مدیران آموزشی نه تنها باید نسبت به یادگیری کارکنان پاسخگو باشند، بلکه باید نسبت به اینکه این دانش ها و مهارت ها به عملکرد شغلی کارکنان نیز انتقال یافته، پاسخگو باشند.

بهره وری به چه معنا است؟

• بهره وری به معنای حداکثری ساختن استفاده از منابع فیزیكي، نیروی انساني و امكانات بیروني و دروني دستگاه به شكلي که سبب:

• تحقق حداکثری ماموریت ها و شرح وظایف

• نزدیک شدن به چشم انداز ترسیم شده

• ممكن ساختن ترسیم چشم اندازهای جدید باشد.

پس از طریق بهینه سازی 3 عامل اصلی می توان به بهره وری دست یافت :

• منابع فیزیکی

• نیروی انسانی

• امکانات درونی و بیرونی دستگاه ؛ شامل سیاست گذاری منعطف، فرآیندهای مدون، ارتباط مفهومی با اسناد بالادستی، هم افزایی با حلقه های عملکردی سایر دستگاه ها، عدم وجود هم پوشانی در وظایف و تناسب وظایف با مقدورات و ...

کدام عامل مهم تر است؟

• نیروی انسانی مهمترین عامل و اساسی ترین فاکتور برای سرمایه گذاری جهت افزایش بهره وری در نظام هر سازمانی است .

عوامل مؤثر در بهره وری نیروی انسانی :

• به طور خلاصه عوامل موثر بر بهره وری نیروی انسانی در سازمان ها عبارتند از:

• آموزش شغلی مستمر مدیران و کارکنان

• ارتقاء سیستم انگیزشی میان کارکنان برای کار بهتر و بیشتر

• زمینه سازی برای ظهور ابتکار و خلاقیت در مدیران و کارکنان

• ایجاد نظام مناسب پرداخت مبتنی بر عملکرد و برقراری نظام تنبیه و تشویق

• عوامل خود کنترلی مانند وجدان کاری و انضباط اجتماعی

• تحول و به روزرسانی در سیستم و فرآیندهایی که نقش حساس و کلیدی دارند

• تقویت حاکمیت سیستمی و تسلط سیاستهای سازمان بر امور

موثرترین عامل در بهره وری نیروی انساني

• آموزش هدفمند، موثر و مداوم مهم ترین عامل است ولي آموزش به تنهایی و در فقدان عوامل موثر نمی تواند بهره وری را به اندازه مطلوب افزایش دهد ، زیرا هفت «C» بهره وري هر راه حلي كه شركت ها، سازمان ها، موسسه‌ها براي ارتقاي بهره وري و كيفيت تدوين كننده لازم است كه به نيازهامنديهاي زير پاسخ دهند. (Confidence and Trust) اعتماد و ايمان: بهره وري و كيفيت در دراز مدت تنها در صورت بهبود مي يابد كه بين مديريت و نيروي كار اعتماد وجود داشته باشد. اگر اين اعتماد نباشد در برابر پيشنهادهاي مديريت براي بهبود بهره وري مقاومت به وجود مي آيد و مديريت هم به تفويض مسئوليتها به كاركنان اقدام نخواهد كرد. (Cooperation and commintment) همكاري و تعهد: زماني كه اعتماد بين مديريت و كاركنان به حدي معين برسد، هر دو متعهد خواهند شد و در جهت بهبود بهره وري و كيفيت همكاري خواهند كرد. در اين حالت، بهبود بهره وري چون «مقصدي مشترك» به نظر خواهد رسيد كه بقاي شغلي را تضمين مي كند، نه آنكه آن را به خطر بيندازد.. (Communication) ارتباطات: مانع اصلي در راه موفقيت روند بهره وري و كيفيت در اغلب موارد عدم وجود ارتباطات مؤثر در شركت است. قبل از هر چيز هدفها بايد روشن باشد و از طريق مديريت ارشد به كاركنان ابلاغ شود. بنابراين سازماندهي مديريت اطلاعات، پيش شرط موفقيت جنبش بهره‌وري است.(Coherence)  همبستگي: بهبود بهره وري و كيفيت بايد بر مبناي سيستم همبستگي سازماني باشد، اين نكته نه تنها در مورد ساختار و مسئوليتهاي سازماني بلكه در مورد روشهاي اجرايي و تصميم گيري ها نيز مصداق دارد.. (Continuity) استمرار: شركتهاي موفق نشان داده اند كه كيفيت عالي محصول و ارتقاء بهره وري آنها نتيجه سالها تلاش بي وقفه آنها بوده است.. (Creativity) خلاقيت: عليرغم همه تلاش ها و كوشش ها، بدون خلاقيت و نوآوري بهبودي در بهره  وري حاصل نخواهد شد.   . (Continuous Training) آموزش مستمر: برقراري يك فرآيند مستمر آموزشي در تمامي سطوح شركت همراه با ايجاد رابطه مطلوب بين مديريت و نيروي كار، احتمالاً مهمترين وظيفه در سازماندهي بهره وري و كيفيت است. برنامه هاي آموزشي، بايد در كليه سطوح مديريت، كارمندان و كارگران اجرا شود .

اهمیت آموزش در بهره وری نیروی انساني

1- كمك به تصميم گيري راجع به روش هاي مناسب بر فعاليت كاركنان و نيازهاي مربوط به دگرگوني. 2- اهداف آموزش آنچه كه انتظار مي رود از آموزش دهنده و هم آموزش گيرنده را روشن مي كند. 3- اهداف آموزش مبنايي را براي ارزيابي برنامه بعد از اجراي آن فراهم مي كند. كرل و كوزميت، شش هدف مهم آموزش را بدين ترتيب بيان مي كنند: 1- بهبود عملكرد 2- به روز كردن اطلاعات كاركنان 3- ترفيع شغل 4- حل مسائل 5- آماده سازي براي ترفيع 6- آشنا سازي كاركنان جديد با اهداف سازمان دكتر مير كمالي، هدف هاي آموزش نيروي انساني را چنين بر مي شمرند: 1- هماهنگي با تغييرات و پيشرفت هاي علمي و تكنولوژي در جهان 2- هماهنگي با تحولات سياسي و اقتصادي جامعه 3- هماهنگي با نيازهاي جديد جامعه و ارباب رجوع 4- كسب مهارت هاي ادراكي، فني و روابط انساني 5- كسب نگرش درست و آمادگي براي ايجاد تغيير در سازمان 6- تامين نيروي انساني جديد به منظور جايگزيني 7- فراهم آوردن زمينه هاي ترفيعات اهمیت آموزش آموزش نيروي انساني، سرمايه گذاري پرسودي به شمار مي رود كه بازده آن در شكوفايي و گسترش بهينه سازمان و همچنين در اعتلاي فرهنگ عمومي جامعه نقش مؤثري را ايفا مي كند. از آنجا كه مهم ترين آموزش، پرورش و رشد و مهارت و تخصص هاي كاري است، بدان جهت پايه ريزي و استمرار روند آموزش در سازمان هاي امروزي نقش بسزايي در تخصصي عمل كردن و در واقع پيشرو بودن آن در سازمان ها دارد. در واقع، آموزش كاركنان يك امر حياتي و اجتناب ناپذير است كه بايد به طور مستمر به همراه ساير فرايندهاي مديريت بتوانند سودمند واقع شوند. آموزش در واقع يكي از راه هاي اصولي و منطقي هدايت تلاش هاي كاركنان در سازمان است و باعث بكارگيري استعدادهاي نهفته، به كاراندازي قدرت تخيل و بوجود آمدن  حس انعطاف پذيري فكري لازم در كاركنان خواهد شد. آموزش هر چه مفيدتر و بهينه تر باشد، به طور وسيعي سازمان را به سوي هدف هايي از قبيل توسعه، مهارت، تغيير و اصلاح هدايت مي كند.

انواع آموزش جهت افزایش بهره وری نیروی انسانی

آموزش های سازمانی انواع متفاوتی دارند که عبارتند از :

آموزش های سازمانی از نظر مدت
اصولا مدت زمان آموزش های سازمانی از نوع کوتاه مدت هستند. اما در مواردی دوره های بلند مدت و ممتدی برای آموزش به کارمندان مورد نیاز است. با اینکه ملاک دقیق به منظور تشخیص دوره های آموزشی کوتاه مدت و یا بلند مدتی وجود ندارد ،اما بطور کلی ،به آموزش هایی که ظرف مدت 36 ساعت و یا کمتر از یک هفته به اتمام برسد ،آموزش های کوتاه مدت و دوره هایی با تعداد ساعات و یا مدت زمان برگزاری بیشتر را دوره های آموزشی بلند مدت اطلاق میکنند. در برخی موارد به آموزش هایی که کمتر از 16 ساعت به طول انجامد،آموزش های کوتاه مدت دوره های تا 36 ساعت را میان مدت دوره هایی که تا 100 ساعت به طول انجامد را ،دوره های بلند مدت و دوره های بیش از 100 ساعت را دوره های ترمیک میگویند.

آموزش های سازمانی از نظر میزان تخصصی بودن

آموزش های سازمانی به دو نوع آموزش های عمومی و آموزش های تخصصی قابل تقسیم هستند.
آموزش های عمومی شامل آموزش هایی میشود که تمامی کارمندان فارق از اینکه چه وظیفه ای دارند ،ملزم به شرکت در آن دوره هستند و عمدتا مربوط به بهبود نگرش و سطح دانش عمومی کارمندان میشود. این در حالی است که آموزش تخصصی بر اساس شرح پست های سازمانی یا نیازهای یک دسته از کارمندان صورت می پذیرد و هدف از برگزاری این دوره های آموزشی ،بهبود توانایی عملکرد کارکنان در انجام وظایف فعلی خود و یا آمادگی ایشان برای ارتقای آن ها انجام میگردد.

آموزش سازمانی از نظر محل برگزاری آموزش

در این طبقه بندی از آموزش های سازمانی ، محل آموزش کارمندان در نظر گرفته میشود. بر طبق این ملاک ، آموزش های سازمانی به دو دسته کلی تقسیم بندی میشوند :
آموزش ضمن کار (آموزش همزمان با ساعات کاری)
آموزش ضمن خدمت (آموزش غیر همزمان با ساعات کاری)
آموزش ضمن کار : این دسته از آموزش ها در ساعات کاری و همزمان با انجام وظایف سازمانی صورت میپذیرد. از انواع این نوع از آموزش ها میتوان به آموزش با انواع دستگاه های صنعتی و یا آموزش سیستم های کامپیوتری برای بهره مندی از عملکرد این وسایل اشاره نمود.

آموزش ضمن خدمت : این نوع از آموزش ها ، مستلزم ترک موقت محل کار از سوی فراگیر است . به عنوان مثال ممکن است سازمان و یا شرکتی امکان تدارک دیدن تعداد 40 سیستم کامپیوتری و شبکه نمودن آن ها بطور همزمان و در یک فضای آموزشی را نداشته باشد. لذا کارمندانِ خود را به محیطِ دیگری مانند یک آموزشگاه اعزام مینماید.

ارکان عملیاتی اجرای آموزش در سازمان

فرآیند آموزش در سازمان ها به گونه ای است که ابتدا باید بر اساس نیاز آموزش سیستم آموزشی طراحی گردد و پس از طراحی آن برنامه ریزی جهت اجرای آن انجام شود و پس از اجرای عملیاتی آن می بایست نسبت به ارزشیابی آن سیستم بر اساس معیارهای نوین آموزشی اقدام نمود تا در صورت مفید نبودن باز طراحی آن سیستم انجام گردد . به طور کلی برای اجرای موفقیت آمیز سیستم آموزشی اثر بخش، باید سیاست گذاری آموزش مناسبی تدوین گردد . مراحل سیاست گذاری آموزشی به صورت زیر است ؛

با توجه به نمودار بالا هر سازمان می بایست شناخت تحلیلی درستی از وضعیت فعلی خود داشته باشد و نقاط ضعف ، قوت ، فرصت ها و تهدیدها را شناسایی نموده و بر اساس این معیارها به طراحی گزینه های سیاستی آموزش دست یابد پس از دستیابی به این گزینه ها بر اساس روش های نوین علمی یا آزمون و خطا به ارزیابی این گزینه ها بپردازد و بر اساس بهترین گزینه سیاست جامع آموزش سازمان را تدوین نماید .

مورد مطالعه : پرسنل واحد برنامه ریزی و کنترل تولید

الف ) تحلیل وضع موجود : واحد برنامه ریزی تولید که شامل 3 بخش می باشد افراد بر اساس تجربه و به صورت سنتی آموزش مفاهیم را به افراد زیر دست و جدید الورود انتقال می دادند که این روش دارای معایبی بوده است از جمله سلیقه ای بودن آموزش، جامع نبودن آموزش، تحلیلی نبودن آموزش و ... لذا این واحد در صدد برآمد تا با بررسی گزینه های آموزش دیگر نیاز آموزشی واحد خود را مرتفع نماید .

تحلیل وضع موجود بر اساس SWOT

عوامل قوت : داشتن نیروی با تجربه ، داشتن نیرو ی جدید الورود آشنا به علم روز

عوامل ضعف : بازنشستگی قریب الوقوع پرسنل باتجربه و عدم انتقال تجربه به پرسنل جدید ، عدم آموزش مناسب پرسنل جدید الورود

فرصت ها : استفاده از تجربه پرسنل قدیمی در راستای ارتقاء تجربه پرسنل جدید ، ادغام تجربه پرسنل قدیمی با دانش پرسنل جدید الورود

تهدیدها : عدم استفاده از تجربه پرسنل قدیمی در راستای ارتقاء تجربه پرسنل جدید ، عدم ادغام تجربه پرسنل قدیمی با دانش پرسنل جدید الورود

ب ) طراحی گزینه ها ی سیاستی برای آموزش : سیاست جاری که در کلیه واحدهای سازمان مورد استفاده قرار می گرفته است روش آموزش شفاهی پرسنل قدیمی به پرسنل جدید بوده است که بررسی های میدانی در این واحد حاکی از آن است که این روش در شاخص های در دسترس بودن اطلاعات ، اجرای درست روش و کارآیی مناسب و ... عملکرد قابل قبولی نداشته است لذا باید درصدد برآمد شیوه سیاستی خود را عوض کرده و به سمت مدیریت دانش روی آوریم .

نتایج حاصله از این سیاست بیانگر رشد 30 درصدی بوده است اما با توجه به حساسیت کار در واحد برنامه ریزی هر چند این شیوه رشد قابل ملاحظه ای داشته است اما پاسخگوی نیاز این واحد نبوده است لذا سیاست جدیدی را تحت عنوان تدوین استاندارد آموزش اتخاذ کردیم که نتایج تجربه و تحلیل این سیاست بیانگر رشد قابل ملاحظه (70 درصدی می باشد) .  

بنابر این 3 روش در برنامه ریزی تولید جهت آموزش پرسنل اتخاذ شده است که آن 3 روش عبارتند از :

1. انتقال مفاهیم به صورت شفاهی
2. ثبت اطلاعات هر ایستگاه توسط پرسنل باتجربه
3. تدوین سند آموزش

از آنجاکه آموزش نیاز به  پیگیری مدیریت دارد تا پیوسته مورد ارزیابی قرار گیرد لذا شاخص هایی جهت ارزیابی در واحد برنامه ریزی تعریف شده است که به صورت جدول زیر است ، جدول زیر ارزیابی این 3 روش بر اساس میانگین نظرات رؤسا و سرپرست واحد انجام پذیرفته شده است .

نتیجه گیری و پیشنهادات :

جدول نماینگر آن است که بازدهی آموزش به روش اول حدود 40 % و بازدهی به روش دوم با افزایش 30 % حدود 52 % و بازدهی روش سوم حدود 88 % می باشد . این 88 % معادل افزایش 70 % نسبت به روش دوم است. لذا تأثیر آموزش بر عملکرد پرسنل در روش سوم (تدوین سند آموزش بالاترین میزان تأثیر گذاری را داشته است لذا پیشنهاد می گردد این امر در سایر اداره ها و واحدهای مربوطه نیز انجام شود تا بهره وری کل سازمان بالاتر رود .

منابع :

ابطحی، سید حسین (1382) شیوه های نوین ارزیابی اثربخشی دوره های آموزشی در سازمان ها، مجله مدیریت و توسعه، شماره 13

ابیلی،خدایار(1386) آموزش و بهسازی نیروی انسانی، مجموعه مقاالت سمینار نقش نیروی انسانی در توسعه صنعت.

احمدی، پرویز (1381)  طراحی مدل بهبود بهره وری نیروی انسانی با نگرش مدیریت بهره وری، رساله دکتری.

رابینز، استفن پی،1382 ،رفتار سازمانی : مفاهیم ، نظریه ها، کاربرد ها،چاپ پانزدهم، ترجمه دکتر علی پارسائیان و دکتر سید محمد اعرابی ، تهران ، دفتر پژوهش های فرهنگی.

رابینز،استیفن پی،1383،تئوری سازمان ، ساختار و طرح سازمانی ، ترجمه سیدمهدی الوانی و حسن دانائی فرد،چاپ چهلم، تهران، انتشارات صفار

سعادت، اسفندیار(1381) مدیریت منابع انسانی، تهران، انتشارات سمت

سیف، علی اکبر(1381) روان شناسی تربیتی ، تهران ،انتشارات دانشگاه پیام نور.

صائمیان، صدیقه(1383) آموزش و آثار آن بر بهره وری، نشریه همشهری

صدیق، بهروز(1381) برنامه ریزی استراتژیک برای تدوین نظام اداری، تهران، انتشارات سازمان برنامه و بودجه.