مطالعه موردی : واحد برنامه ریزی تولید شرکت کویر تایر
امیر مهدوی زاده ؛ رئیس برنامه ریزی مواد ، شرکت کویر تایر – Mahdavizade.amir@yahoo.com
رضا اسدزاده ؛ سرپرست اداره مهندسی صنایع و برنامه ریزی ، شرکت کویر تایر
اسماعیل مرکبی ؛ سرپرست واحد برنامه ریزی تولید ، شرکت کویر تایر
سید عباس حسینی ؛ کاردان اداره مهندسی صنایع و برنامه ریزی ، شرکت کویر تایر
چکيده:
هدف از اجرای این پژوهش، بررسی و شناسایی فرصتها، تهدیدها، نقاط قوت و ضعف و تدوین و اجرای استراتژی‌های مناسب برای واحد برنامه ریزی تولید است. روش پژوهش بر اساس ماهیت داده‌ها کمی و نوع پژوهش، کاربردی است و از لحاظ گرد‌آوری اطلاعات نیز در گروه پژوهش‌های میدانی با پرسشنامه قرار می‌گیرد. در شناسایی عوامل اولیه از طریق ارائه پرسشنامه به کارکنان شاغل در واحد برنامه ریزی تولید استفاده شده است. جامعه آماری پژوهش شامل 9 تن از کارمندان این واحد بوده است. نتایج پژوهش نشان می‌دهد تدوین سند آموزش مهم ترین استراتژی برای این واحد است و پیشنهاد میگردد این روش در سایر اداره ها و واحدها جهت تعیین اهداف خود استفاده گردد.
1- مقدمه
در دنياي امروز كه شاهد تغيير و تحولات شگرف در زمينه هاي مختلف به ويژه فناوري اطلاعات هستيم، محيط با عدم اطمينان بسياري مواجه شده و رقابت از شدت زيادي برخوردار گرديده است. از اين رو، سازمانها به منظور كسب موفقيت در ميدان رقابت، بايد از نوعي برنامه ريزي بهره گيرند كه آينده نگر و محيط گرا باشد، به طوري كه علاوه بر شناسايي عوامل و تحولات محيطي در يك افق زماني بلند مدت، تأثير آنها بر سازمان و نحوه تعامل سازمان با آنها را مشخص كند. اين نوع برنامه ريزي در واقع همان برنامه ريزي استراتژيك است كه با بررسي محيط خارجي و داخلي سازمان، فرصت ها و تهديدهاي محيطي و قوت ها و ضعف هاي داخلي را شناسايي مي كند و با توجه به مأموريت سازمان، اهداف بلند مدت براي سازمان را تنظيم مي نمايد و براي دستيابي به اين اهداف، از بين گزينه هاي استراتژيك، به انتخاب استراتژي هايي مي پردازد كه با تكيه بر قوت ها و رفع ضعف ها، از فرصت هاي ايجاد شده به نحو شايسته استفاده كند و از تهديدها پرهيز نمايد تا در صورت اجراي صحيح، موجب موفقيت سازمان در ميدان رقابت شوند (آقازاده، 1383)
در اين پژوهش هدف آن است كه با روش سوات، استراتژي براي واحد برنامه ریزی تولید تدوين شود. براي دستيابي به اين هدف، ابتدا اطلاعات مربوط به فرصت ها و تهديدهاي پيش روي واحد و نيز نقاط قوت و ضعف واحد از طريق پرسشنامه جمع آوري و تجزيه و تحليل شد. طبق نتايج تحقيق، اولين استراتژي پيشنهادي كه واحد بايد بيشترين سرمايه گذاري را در آن انجام دهد، عبارت است از: تدوین استاندارد آموزشی . در کنار این استراتژی می توان از استراتژی ایجاد بستر مدیریت دانش و ارتقاء عملکرد استفاده و در دستور کار قرار داد .
واژگان كليدي: برنامه ريزي استراتژيك، ماتريس سوات، ماتريس ارزيابي محيط دروني وبيروني، ماتريس برنامه ريزي استراتژيك كمي – واحد برنامه ریزی تولید شرکت کویر تایر
تعريف موضوع، اهميت و ضرورت تحقيق
پيشرفت سريع و تغييرات پرشتاب محيطي در جهان معاصر، آگاهي از تحولات را ضروري كرده است. عدم اطمينان ناشي از تغييرات محيطي و كسب سود بيشتر موجب شده است برنامه ريزي به صورت يك ضرورت انكارناپذير تلقي شود. از جمله انواع برنامه ريزي سازماني مي توان به برنامه ريزي استراتژيك اشاره كرد.
واژه "استراتژيك" به معني هر چيزي است كه به استراتژي مربوط باشد. واژه "استراتژي" از كلمه يوناني "استراتگوس" به معناي رهبري گرفته شده است. تعاريف مختلفي براي برنامه ريزي استراتژيك بيان شده است. در يكي از تعاريف مذكور، برنامه ريزي استراتژيك فرايندي براي بازسازي و انتقال سازماني تلقي شده است. به اعتقاد وي، در برنامه بلند مدت اهداف و پيش بيني ها بر اساس فرض ثبات سازماني است، درحالي كه در برنامه ريزي استراتژيك، نقش سازمان در محيط آن بررسي مي شود.
برنامه ريزي استراتژيك موجب مي شود سازمان فعاليت ها و خدماتش را براي رفع نيازهاي در حال تغيير محيط تطبيق دهد. اين برنامه ريزي نه تنها چارچوبي براي بهبود برنامه تدوين ميكند، بلكه چارچوبي براي ساختاردهي مجدد برنامه ها، مديريت و همكاري ها و نيز براي ارزيابي پيشرفت سازمان در اين زمينه ها ارائه مي كند.
ادبيات تدوين استراتژي
مديريت عبارت است از فرايند تضمين دستيابي سازمان به فوائد ناشي از بكارگيري استراتژي هاي مناسب. طبق اين بيان، يك استراتژي مناسب مطابق با نيازمندي هاي يك سازمان در زمان مشخص تعريف مي شود. فرايند مديريت استراتژيك شامل شش گام متوالي و مستمر است:
-1 تجزيه و تحليل محيطي: مطالعه محيط سازمان در راستاي شناسايي عوامل محيطي را شامل مي شود كه بر عملكرد سازمان تأثير بسياري دارد.
2- پايه گذاري جهت گيري سازماني : سه عنصر اساسي (1) مأموريت سازماني، (2) چشم انداز سازماني، (3) ارزش هاي سازماني را شامل مي شود. اين سه مفهوم، پيوند دهنده عناصر سازماني و بيانگر ماهيت، چگونگي و نحوه جهت گيري هاي سازماني هستند.
-3 هدف گذاري: اهداف، بيان كننده منظور برنامه ريزي در طرح ها و برنامه ها هستند.
-4 تعيين و تدوين استراتژي ها: پس از تجزيه و تحليل محيط، تعيين جهت گيري سازماني و تعريف مأموريت، ارزش ها، چشم انداز و اهداف سازماني آماده تعيين استراتژي هاي سازماني هستند. تعيين استراتژي عبارت است از فرايند تعيين زمينه هاي عملكرد مناسب به منظور دستيابي به اهداف سازماني در راستاي مأموريت و فلسفه وجودي سازمان.
-5 بسترسازي و اجراي استراتژي ها: بسترسازي و اجراي استراتژي ها، پنجمين مرحله از فرايند مديريت استراتژيك است كه در آن استراتژي هاي تدوين شده اجرا مي شود.
6- كنترل استراتژي ها: كنترل استراتژي به عنوان آخرين گام مديريت استراتژيك، شامل نظارت و ارزيابي فرايند مديريت استراتژيك به عنوان يك كل بوده است و نقش تضمين عملكرد مناسب اين فرايند را دارد (داوري و شانه - ساززاده ، 1380: 41-79) .
مزاياي برنامه ريزي استراتژيك
بكارگيري برنامه ريزي استراتژيك، مزاياي بسياري براي سازمانها دارد كه در ادامه برخي از آنها بيان مي شود
- قبل از بروز مشكلات احتمالي، از وقوع آنها خبر مي دهد.
- تغييرات را مشخص ميكند و شرايط عكس العمل در برابر تغييرات را فراهم مي سازد.
- براي دستيابي به اهداف از پيش تعيين شده، بستر مناسب ايجاد مي كند.
- به مديران كمك مي كند كه درك روشن تري از سازمان داشته باشند.
- شناخت فرصت هاي بازارهاي آينده را آسان تر مي كند.
- نگرشي هدفمند از مسائل مديريت ارائه مي كند.
- قالبي براي بازنگري اجراي برنامه و كنترل فعاليت ها ارائه مي دهد.
- به مديران كمك مي كند تا در راستاي اهداف تعيين شده تصميمات اساسي اتخاذ كنند.
- به نحو مؤثرتري زمان و منابع را به فرصت هاي تعيين شده تخصيص مي دهد.
- هماهنگي در اجراي تاكتيك هايي پديد مي آورد كه به اجراي برنامه كمك مي كنند.
- زمان و منابعي را كه بايد صرف تصحيح تصميمات نادرست و عاري از ديد بلند مدت شوند را به حداقل مي رساند.
- قالبي براي ارتباط داخلي بين كاركنان پديد مي آورد.
- ترتيب دهي اولويت ها را در قالب زماني برنامه فراهم مي كند.
- مزيتي براي سازمان در مقابل رقيبان ايجاد مي كند.
- مبنايي براي تعيين مسئوليت افراد ارائه مي كند و به تبع آن، موجب افزايش انگيزش مي شود.
- تفكر آينده نگر را تشويق مي كند.
- براي داشتن روشي هماهنگ و يكپارچه، همراه با اشتياق لازم از سوي افراد سازمان در برخورد با مسائل و فرصت ها انگيزش ايجاد مي كند (اميدوار، 1385)
روش SWOT
يكي از روشهاي مورد استفاده در برنامه ريزي استراتژيك براي سازمان ها، روش ماتريس سوات است. با استفاده از اين روش، نقاط قوت (S) نقاط ضعف (W) فرصت ها (O) و تهدیدها (T) سازمان يا شركت تعيين مي شود كه يكي از روش های تحلیل برای مطالعه موردی سازمان ها است . در برنامه ريزي راهبردي، به ترتيب چشم انداز ، رسالت ، اهداف ، راهبردها ، عناوين برنامه ها و فعاليت ها براي سازمان يا تشكل مورد نظر تعريف مي شود. چشم انداز و رسالت بر مبناي نظر بالا ترين مرجع تصميم گير [كه مي توان اساسنامه انجمن مصوب مجمع عمومي را در نظر گرفت] تعيين مي شود. اهداف نيز بر اساس رسالت تعيين شده مشخص مي شود. در واقع، رسالت يا مأموريت، وظايف كلي و دورنماي فعاليت هاي تشكل را مشخص مي كند و اهداف، مسير هاي دستيابي به اين رسالت هستند. براي تعيين راهبردها، ابتدا نقاط قوت، نقاط ضعف، فرصتها و تهديدها با نگاهي به فضاي داخلي و عوامل بيروني بررسي مي شود كه راهبردها بر مبناي آن و با استفاده از ماتريس SWOT استخراج می شوند (مهدوی پور، 1385)
شكل ( 1): عوامل مؤثر در تحليل محيطي
قلمرو تحقيق
قلمرو مكاني تحقيق، واحد برنامه ریزی و کنترل تولید شرکت کویر تایر است. در این واحد تعداد 11 نفر مشغول به کار هستند، که از این تعداد، 5 نفر نیروی جوان و کم تجربه و 6 نفر نیروی باتجربه بالای 18 سال هستند .
روش تحقيق
تحقيق حاضر از جمله تحقيقات عملي- كاربردي محسوب مي شود كه با روش ماتريس سوات انجام شده است و به دنبال تدوين استراتژي براي واحد برنامه ریزی و کنترل تولید مي باشد. براي تجزيه و تحليل اطلاعات محيط دروني و بيروني، از پرسشنامه استفاده گرديد. سپس اطلاعات جمع آوري شده طبقه بندي گرديد و فهرستي از مهمترين نقاط قوت و ضعف، تهديدها و فرصت ها تهيه شد و براي ارزش گذاري از میانگین نظرات رؤسا و سرپرست واحد استفاده شده است .
كليات تحقيق
رسالت واحد
رسالت واحد ایجاد هماهنگی میان کلیه اداره ها و سایر واحدها جهت افزایش راندمان تولید کارخانه است. در راستای رسیدن به این راندمان بالا، تمرکز واحد بر ارتقاء و شکوفایی زندگی کاری پرسنل و گسترش فضای مشارکتی و انگیزشی خواهد بود .
اهداف واحد
طراحی فایل های يكپارچه براي بررسی بهتر عملکرد ایستگاه های تولید
ارائه راهكارهاي مناسب براي کاهش توقفات خط تولید
ارائه گزارش های دقیق به مدیریت جهت تصمیم گیری های کلان
مرحله ورودي (ارزيابي محيط داخلي و خارجي)
ارزيابي محيطي، بررسي محيط داخلي و خارجي را شامل مي شود. بررسي محيط خارجي، مطالعه محيط اجتماعي و وظيفه اي را شامل مي شود. بررسي محيطي عبارت است از نظارت، ارزيابي و نشر اطلاعات مربوط به محيط هاي داخلي و خارجي سازمان بين كاركنان كليدي. عوامل محيطي نقش مهمي در موفقيت يا شكست يك سازمان ايفا مي كنند. مديران بايد خط مشي درستي را بين سازمان و محيط سازمان ايجاد كنند، همه سازمانها محيط داخلي و خارجي را دارا هستند.
محيط هاي داخلي، درون سازمان وجود دارند و دو عامل، نقطه قوت و ضعف اجزاي آن است و معمولاً در حيطه كنترل مستمر و بلند مدت مديران ارشد هستند. اين محيط شامل مالكان اصلي سازمان، هيأت مديره و مدیر عامل شرکت، پرسنل، محيط فيزيكي و فرهنگ سازمان است.
محيط خارجي در خارج از سازمان است و اجزاي آن، دو عامل فرصتها و تهديد هاي بيروني است كه از حيطه كنترل پيوسته مديريت ارشد سازمان خارج مي باشد. اين محيط شامل محيط كاري و محيط عمومي است. محيط عمومي شامل عوامل غير اختصاصي اطراف سازمان ها است كه بر فعاليت هاي سازمان تأثير مي گذارد و پنج قسمت اقتصادي، تكنولوژي، اجتماعي، سياسي و بين المللي را شامل مي شود. آثار اين عوامل بزرگ و تدريجي است.
الف- فرصت ها و تهديدها
منظور از فرصت ها و تهديد ها، رويدادها و جريان هاي سياسي (P)، اقتصادی (E) ، اجتماعي (S) ، فناوري (T) ، قانونی (L) ، دولتی (G) ، و رقابتی (C) هستند كه مي توانند به ميزان زيادي در آينده به سازمان سود يا زيان برسانند. فرصت ها و تهديدها به ميزان زيادي از كنترل يك سازمان خارج هستند.
هر سازماني براي بهره گيري از فرصت هاي خارجي و پرهيز از آثار ناشي از تهديدها يا كاهش آنها، بايد استراتژي هايي تدوين كند. به همين دليل، شناسايي، نظارت و ارزيابي فرصت ها و تهديدهاي خارجي ميتواند موفقيت سازمان را تضمين كند (سنگه، 1377)
در جدول ( 1) فهرست مهمترين فرصت ها و تهديد ها بيان شده است و با توجه به اهميت حوزه كاري، براي واحد برنامه ریزی مورد بررسي قرار است.
ب- نقاط قوت و ضعف
اين عوامل توسط سازمان قابل كنترل هستند و سازمان ها تلاش مي كنند استراتژي هايي را انتخاب نمايند كه نقاط قوت آنها را تقويت كند و ضعف هاي آنها را رفع سازد. نقاط قوت عواملي هستند كه نسبت به گذشته سازمان، يا ميانگين صنعت يا نسبت به رقبا، براي سازمان مزيت محسوب مي شوند؛ ولي نقاط ضعف، عواملي هستند كه سازمان در آن موارد، توانايي لازم را ندارد، در حالي كه رقبا از آن توانايي ها برخوردار هستند (رشيدي، 1378 ). فهرست مهمترين نقاط قوت و ضعف واحد برنامه ریزی در جدول ( 2) همراه با امتيازات آنها بيان شده است.
ماتريس ارزيابي عوامل خارجي 1
در ارزيابي عوامل خارجي، هشت فرصت و نه تهديد مهم بيان شده است كه واحد را تحت تأثير قرار مي دهند. امتياز حاصل از اين عوامل در جدول زير نشان داده شده است.
جدول ( 1): ماتريس ارزيابي عوامل خارجي
ماتريس ارزيابي عوامل داخلي 1
در ارزيابي عوامل داخلي، نه نقطه قوت و هفت نقطه ضعف عمده داخلي در نظر گرفته شده است.
جدول ( 2): ماتريس ارزيابي عوامل داخلی
تهيه ماتريس سوات
در روش سوات، از يك ماتريس 4 در 4 براي تجزيه و تحليل عوامل موجود استفاده مي شود. در هر يك از خانه هاي ماتريس، يكي از عوامل مؤثر در سيستم قرار داده مي شود كه در ارتباط با يكديگر مورد تجزيه و تحليل قرار مي گيرند. در هر يك از اين موارد، نقاط قوت و ضعف، فرصت هاي موجود براي استفاده سازمان و عوامل تهديدكننده (محدوديت ها)، در بعد داخلي و خارجي به صورت درون و برون سازماني مورد بررسي قرار مي گيرند. با توجه به عوامل به دست آمده، چهار دسته استراتژي از ماتريس استخراج مي شود كه عبارت اند از:
جدول ( 6): راهبردهاي SWOT
الف- استراتژي OS : با استفاده از اين استراتژي ها، شركت به دنبال استفاده حداكثر از قوت ها براي بهره گيري حداكثر از فرصت هاست.
ب – استراتژيST : با بكارگيري اين استراتژي ها شركت تلاش مي كند با توجه به نقاط قوت خود، تهديد هاي محيطي را خنثي كند.
ج- استراتژي :WO با بهره گيري از اين استراتژي ها، شركت به دنبال كاهش نقاط ضعف و بهره گيري هر چه بيشتر از فرصت هاي محيطي است.
د- استراتژي:WT با استفاده از اين استراتژي ها شركت تلاش مي كند تا آنجا كه مي تواند با نقاط ضعف و تهديدها مبارزه كند مانند ادغام، انحلال و غيره.
جدول ( 7): ماتريس سوات
از آنجا که بهترین استراتژی ها در ماتریس SWOT بر اساس نقاط قوت و فرصت است استراتژی های به صورت زیر است :
1) ایجاد بستر اطلاعات یکپارچه و انعطاف پذیر
2) ایجاد بستر مدیریت دانش و ارتقاء عملکرد
3) ایجاد بستر نظام ایده پروری: بهبود مداوم فعالیت ها
4) تدوین استاندارد آموزشی
برای گزینش با اهمیت ترین استراتژی از میان استراتژی های مذکور بر اساس جدول زیر تحت عنوان ماتریس تصمیم گیری کمی عمل می کنیم و امتیازها بر اساس شرح زیر داده می شود:
امتیاز 1 : جذاب نمی باشد
امتیاز 2 : تا حدودی جذاب می باشد
امتیاز 3 : در حد قابل قبول جذاب است
امتیاز 4 : جذابیت بالایی دارد
جدول ( 8): ماتريس تصميم گيري كمی
نتیجه گیری و پیشنهادات
بنابراین با توجه به بررسی های فوق و نتایج بدست آمده اولین استراتژی که واحد برنامه ریزی باید بیشترین سرمایه گذاری را در آن انجام دهد استراتژی 4 یعنی تدوین سند آموزشی واحد می باشد که از اهمیت بالایی برخوردار است و پس از آن استراتژی 2 مدیریت دانش با فاصله اندکی در ردیف دوم قرار دارد که باید مدنظر قرار گرفته و نسبت به آن برنامه ریزی لازم انجام گردد و در نهایت پیشنهاد می گردد این مدل ارزیابی استراتژی در کلیه ادارات و واحدهای تابعه آن پیاده سازی و اجرا گردد .
شایان ذکر است ، این واحد در صدد تهیه و تدوین سند راهبردی بر اساس تجزیه و تحلیل ماتریس SWOT است که انتظار می رود تدوین این سند گامی بلند به سوی تعالی واحد در سازمان متعالی کویر تایر باشد .
منابع :
آقازاده، هاشم (1383( برنامهريزي استراتژيك در سازمانها، مجله تدبير، شماره 174
اميدوار، مجيد (1385) خلاصهاي از برنامهريزي استراتژيك و مدل برايسون در سايت
داوري، دردانه و شانه ساززاده، محمدحسن (1380) مديريت استراتژيك.
رشيدي، عليرضا (1387) نگرش تحليلي بر برنامهريزي استراتژيك، ارزيابي محيط خارجي، روش، شماره 59.
سنگه، پيتر (1377) پنجمين فرمان، ترجمه حافظ كمال هدايت و محمد روشن، تهران: مديريت صنعتي
. علياحمدي، عليرضا؛ فتحاالله، مهدي و تاجالدين، ايرج (1382) نگرشي جامع بر مديريت استراتژيك، رويكردها، پاراديمها، مكاتب، فرايندها، مدلها، تكنيكها و ابزارها؛ تهران